运用人民银行内部审计手段，对人事档案管理与运用工作进行规范化促进，进一步提高人事档案管理水平，有效提升人事档案运用质量，为加强领导班子建设、员工队伍建设，及时发现、培养、选拔、使用人才奠定科学规范的基础，是开展人事档案管理与运用情况审计工作的主要目的。

内审部门职责范围存疑。有一种认识倾向于这样的解释，即人民银行内审部门不是党委部门，只能进行行政审计、金融业务审计，不能参与党务工作审计，所以认为内审部门不可以对人事档案管理制度执行情况进行审计。对于这样的认识，如果狭义地去理解似乎也情有可原。但是，笔者在本文倡导的是运用审计手段，而并非单纯地是把人事档案纳入审计部门年度内审项目之列。

内审部门具有综合性。中心支行的内部审计部门是具有很大综合性职能和显著权威性的部门，虽然不是党委部门，但却是党委必须予以高度重视并予以强化履职，赋予重要使命的部门。有鉴于此，人民银行各级审计部门的主要负责人应该由中共正式党员担任这是不容质疑的，因为审计部门与组织人事部门、纪委部门存在无法回避的职能交集。在人民银行内部，有些不属于党的执纪检查的工作，不属于违反党纪的必须由纪委部门进行干预的工作，由内审部门参与管理似乎更加便利。如，人民银行呼和浩特中心支行在2018年、2019年，分别开展了“基础工作规范年”和“基础工作提升年”活动。在连续两年多的时间里，呼和浩特中支党委始终把中支内审处作为该项工作的主管部门，全自治区各盟市中心支行也将本行内审科作为该项工作的主管部门。呼和浩特中支和盟市中支两级行的所有部门和专业，包括党委办公室、组织部、宣传部、工会、团委等党务政工部门和群团组织在内，都将本部门本专业的各项制度、各项措施，以及在落实“基础工作规范年”和“基础工作提升年”活动中形成的有关文件材料和活动动态信息，集中报送给本行内审处（科）。在这一工作实践中，充分证明了中心支行内审部门的综合职能是可以辐射到全行的。这就是党委统揽全局，有效发挥内审部门综合职能作用的有效实践。

审计准备。在拟定提出对人事档案进行内部审计之前，应该首先做好与人事档案管理工作相关的法律法规和政策规定内容的温习准备工作。要熟悉阅读人事档案管理制度、领导干部选拔任用工作条例等。还要根据内审工作相关制度，寻找内部审计与档案管理运用工作的结合点，力争做到审计科学合理，有理有据，及时发现问题并提出整改建议，为党委干部考核工作提供严谨详实的历史佐证。

审计重点。人事档案信息电子化以后，日常情况下对干部档案的查阅使用都是借助于电脑信息完成，不再查阅原始档案实物。但是，由于录入期间大量抽调临时人员帮忙，在从档案中遴选剔除一些原始资料期间，难免不慎误将有价值的材料剔除出档，造成档案原始材料的缺失。这种情况的存在，对档案材料的原始性有所颠覆，不利于客观掌握干部的历史情况。即便是用现在的政策原则分析出以往具有明显错误的观点内容，也不能任意改动，必须注意保留历史真相。档案资料的历史客观性和实物的真实性，才是原始档案最具有价值的内容，应该予以维护。人民银行内部审计部门应当对各职能部门制度执行情况，各岗位人员对职责的履行情况进行检查、指导，并依法依规对违纪、失职现象提出弥补和整改意见。鉴于此，中支内审部门应依据《兴安盟中支监察、人事、内审部门工作协调制度》，探寻制定专项审计方案，着手对人事档案管理和运用情况进行集中审计，同时建议提出审计检查重点内容如下。

档案内容是否合规。长期以来，由于人事档案管理制度的严格限制，其归档内容的增减是否合规难以及时发现并合理勘误，也为档案的有效运用造成了潜在桎梏。依据人事档案分类原则，档案内容划分应包括：第一类履历材料；第二类自传及自传类材料；第三类鉴定、考核、考察等材料；第四类学业、培训、专业性材料；第五类政审材料；第六类加入共产党、共青团组织等材料；第七类奖励材料；第八类违纪违法受处罚等材料；第九类工资级别待遇、任免聘用、入职入伍等材料；第十类其它可供参考的有保存价值的材料。另外，对于长期没有自传类材料的人员，其档案内是否增添有类似自传性质材料；若档案内缺乏照片，或虽有照片但是缺乏“近照”不足以精准反映本人容貌特征者，是否采取措施予以补正等问题亦需引起关注。

上述情况具有明显的概括性，哪些是必有材料，哪些是可有可无材料，一般分类规则均不宜明确。但是，凭借工作经验可以摸索掌握一些人事档案管理的工作规律。如，从外单位调入人员，原单位应该为其出具专门的考核鉴定材料，该材料应归档。预备党员在转为正式党员之前跨单位、跨地域调动工作的，原单位党组织应该为其出具预备党员考核鉴定材料，新调入单位党组织接收后，依据考核鉴定和剩余预备期的实际表现，对预备党员做出是否可以按期转为正式党员的决定。年度考核后，对于每一位员工均 有考核记载，凡是评优评先者还应填写相关登记表归档（第七类）。

综合上述情况，查看人事档案归档内容是否合规，是否及时应该是审计的首要问题。

是否合理查阅运用人事档案。根据有关规定，人事档案管理必须具备“三室”条件。即档案室（存放档案）、阅档室（阅读档案）、档案员工作室（专职档案员办公室）。由于人员缺编，或者档案数量不足以配备专职档案员，所以档案员专门工作办公室有时可以忽略不计。这些均属于确保档案安全合规管理和便于阅读运用的基本条件。在此基础上，则应该重点审计查阅运用人事档案的具体情况。

是否存在除组织人事部门以外的查阅者，是哪些组织或领导个人调阅使用，是否有记载；档案员是否在经过批准后，为查阅者提供原始资料，并在阅档室内和档案员的监督之下阅档；阅档者是否对原始档案资料进行过摘抄或拍照，是否经过授权和批准，调阅后是否产生效果；本级党委成员是否在干部管理权限内，因工作需要查阅过干部档案，是否有相关记载；组织人事部门，是否在参与领导班子考核、干部队伍建设、后备干部选拔认定和有关领导职务竞聘工作中，通过查阅干部档案，为上述活动提供过有效资料；是否存在因档案内容失实、缺失等因素，对考察、考核干部造成不良影响的情况；原始档案材料中，是否存在明显的逻辑错误（如，对本人姓名、年龄、籍贯、参加工作时间等缺乏关键项目存在多项差异记载的问题）。

考虑到此前内审部门极少、甚至不曾对人事档案管理和运用情况进行过专门审计，或者对组织人事工作的特殊性不够了解，因此在对人事档案相关事项的审计和结果认定中，应坚持审慎原则。有鉴于人事档案原始资料的历史客观性，不宜对现存资料内容表述形式等过于纠缠，应本着历史唯物主义观点，客观公正地对待曾经形成和留存的档案材料。既要关注是否科学整理留存，又要分析现实运用情况。

审计过程的把握。对于档案记载的各类事项，应坚持以事实存在为主，以分析认定为参考的原则，建议重点关注以下方面内容。

是否对在职人员进行过综合素质和职业技能基本分类。如，哪些属于综合性、复合型人才类，哪些属于具有一技之长的专业技术类人才等。是否对干部进行过写实性分析认定。如，暂不考虑文凭学历、职务职称、资格资历和荣誉称号，而是凭借实际工作中取得的业绩，用岗位履职成果证明人才的事实存在。是否存在因忽略历史档案记载，而影响到对干部的合理使用，甚至造成了人才浪费等问题。

审计结果的确认。人事档案资料形成的历史客观性和对档案内容的保密原则，决定了对人事档案的内部审计工作结果必须严谨而客观。既要保证在相关法律和规章制度的框架内行事，又要据实发现问题，借鉴经验，纠正偏差，提出建议。不宜直接作出审计结论者，应提交党委会议，依据组织人事部门的解释和建议，作出客观适当的处理意见。

笔者提出的“借助内部审计手段对中心支行人事档案进行规范”的设想，难免会遇到各种质疑和抵触情绪。首先就是“内审部门不是党委部门”的说辞，另外就是“人事档案不能随便查看”的所谓借口。但是，我们不能面对现实存在的，甚至长期存在的人事档案管理与运用中诸多不尽人意问题熟视无睹，更不能任由“人事档案重管理轻运用”的状况长期逍遥。更有甚者，由于人事档案长期处于“孤立封闭”和“神秘化”管理状态，导致档案资料，尤其是原始资料难以发挥现实作用，长期未能为现实服务的局面必须予以纠正。另外，档案员交接工作缺乏规范监督和详细统计清单，单纯地以交接“档案册数”为遵循，造成许多归档内容散失且不便于追查责任的情况时有发生。一旦开启了“借助内部审计手段对中心支行人事档案进行规范”的工作程序，必将发现诸多问题，甚至是棘手的、尴尬的，乃至无法挽回和弥补的问题。因此，这项工作既要努力做好，又不能操之过急，还要做好如何善后的相关准备工作。